Le ispezioni in materia di sicurezza ed igiene sul lavoro si distinguono tra:

  • vigilanza amministrativa: attività di controllo improvvisa e generica, rivolta alla prevenzione delle malattie professionali ed alla salvaguardia della salubrità, dell’igiene e della sicurezza negli ambienti di lavoro.
  • vigilanza giudiziaria: attività di controllo, temporalmente successiva alla emergenza di indizi di reato, rivolta ad assicurare la protezione della sicurezza e della salute dei lavoratori.

Gli addetti all’attività di vigilanza e controllo sono in genere tenuti:

  • a qualificarsi presentando apposito documento di riconoscimento rilasciato dall’Ente o Agenzia di appartenenza;
  • a presentare il provvedimento in forza del quale si effettua un’ispezione ordinata dalla magistratura se nell’ambito di un procedimento penale;
  • a dichiarare lo scopo della visita e l’oggetto dell’ispezione;
  • a condurre l’ispezione in modo da arrecare la minore turbativa possibile allo svolgimento delle attività dei soggetti ispezionati, tenendo conto delle finalità e delle esigenze dell’accertamento;
  • all’obbligo della riservatezza sulle informazioni inerenti i processi produttivi e lavorativi di cui vengano a conoscenza durante l’ispezione;
  • a redigere un verbale dell’ispezione.

Il personale ispettivo è autorizzato a:

  • accedere all’interno di stabilimenti, impianti o imprese;
  • richiedere dati, informazioni e documenti necessari per l’espletamento delle proprie funzioni;
  • effettuare ispezioni e verifiche, procedere a rilievi segnaletici, descrittivi e fotografici, provvedere a prelievi di campioni;
  • prelevare copia dei documenti di interesse.

In considerazione del fatto che queste ispezioni avvengono principalmente senza preavviso, è fondamentale essere ben preparati in anticipo. A tal fine la Direzione aziendale o di stabilimento deve individuare il Rappresentante della Direzione ovvero la persona (se del caso, persone diverse in funzione dei diversi enti di controllo) autorizzata a ricevere e a parlare con gli addetti al controllo.

  1. Inizio della visita

Il Rappresentante della Direzione, o suo delegato, deve:

  • qualificarsi spiegando il proprio ruolo ai funzionari;
  • esaminare, se c’è, il provvedimento che autorizza l’ispezione ed acquisirne copia;
  • mettere a disposizione dei funzionari una stanza separata che non contenga documenti dell’azienda o un computer connesso alla rete locale;
  • chiedere ai funzionari il motivo della visita e l’oggetto dell’ispezione, nonché la procedura che intendono seguire e i documenti che hanno intenzione di esaminare o fotocopiare;
  • in base alle informazioni raccolte, decidere se gestire la visita autonomamente o costituire un team per assistere i funzionari nell’ispezione, coinvolgendo i responsabili del settore interessato dalla visita;
  • comunicare ai funzionari il nominativo del Legale Rappresentante dello stabilimento in possesso della relativa delega di funzioni;
  • valutare la necessità di richiedere la presenza di un consulente esterno o di un legale. Ciò sarà opportuno soprattutto quando l’ispezione avvenga nell’ambito di un procedimento di tipo penale già in corso (quali perquisizioni o sequestri);
  • avvertire il Responsabile del Servizio Prevenzione Protezione valutando la necessità di coinvolgerlo o meno in questa prima fase.
  1. Durante la visita

Il Rappresentante della Direzione, o suo delegato, nel corso della visita, deve:

  • accompagnare sempre il funzionario;
  • fornire al funzionario, durante la visita, i dispositivi di protezione individuali, ove necessario;
  • fare fotocopie dei documenti richiesti ed eventualmente sequestrati dall’organo ispettivo. Tali documenti devono essere fotocopiati dal personale dell’azienda (non dagli ispettori);
  • fornire tutte le informazioni richieste, oppure individuare, di volta in volta, la persona più indicata a fornirle;
  • esplicitare eventuali contestazioni nei riguardi dell’operato dei funzionari.

Tutto il personale aziendale, nel corso della visita, deve attenersi alle seguenti norme generali:

  • non rimuovere, alterare o nascondere alcun documento;
  • rimanere calmo, cortese, disponibile e cooperare sempre con i funzionari;
  • evitare di mostrare un atteggiamento ostruzionistico nei confronti degli addetti al controllo.

In caso di richiesta di informazioni:

  • potranno essere richieste tutte le informazioni relative al ciclo produttivo ed agli aspetti di sicurezza correlati, ivi inclusi misure e dati analitici, se disponibili;
  • se non si sa la risposta ad una domanda, non dare risposte errate o incomplete,
    piuttosto chiedere cortesemente che venga rilasciata una richiesta scritta di informazioni
    ;
  • è necessario rispondere solo alle domande perfettamente chiare e comprensibili, in modo breve e conciso. Se la richiesta non è chiara, chiedere al funzionario di riformularla con maggiore precisione, in moda tale da non dar luogo a dubbi interpretativi;
  • non fornire spontaneamente informazioni non richieste.

Se i funzionari chiedono di visionare documenti o altri dati:

  • mettere a disposizione solo i documenti identificati come “ufficiali” all’interno dell’”Archivio Sicurezza”, esclusa la documentazione sanitaria la cui gestione è affidata al Medico Competente;
  • non fornire spontaneamente documenti non richiesti.

 

Se i funzionari procedono al prelievo di un campione o a prove strumentali:

  • assistere i funzionari nell’operazione;
  • richiedere ai funzionari di rilasciare un’aliquota del campione, per fare eseguire una controanalisi oppure procedere, con l’ausilio di un addetto, a prelevare, nello stesso momento e con le stesse modalità, un contro-campione da fare analizzare ad un
    laboratorio a propria scelta;
  • far mettere a verbale eventuali non conformità rilevate in fase di prelievo del campione (es. modalità o strumenti non corretti).

Se i funzionari procedono ad un rilievo fotografico:

  • assicurarsi che le fotografie siano significative e rappresentino, oltre al singolo dettaglio, anche il quadro generale e di insieme;
  • in caso contrario, procedere ad effettuare delle proprie fotografie, chiedendo che siano menzionate nel verbale.
  1. Stesura del verbale

Di norma, a conclusione della visita, il personale ispettivo redige il verbale di accertamento. Il Rappresentante della Direzione, o suo delegato, deve:

  • valutare attentamente i contenuti del verbale redatto dal funzionario ispettivo;
  • richiedere di apporre sul verbale le proprie osservazioni e deduzioni relative alle evidenze indicate dai verbalizzanti, eventualmente dopo avere consultato un consulente esterno;
  • firmare il verbale di ispezione e farne una copia.

Nel caso di accertamenti amministrativi, qualora il verbale sia fatto pervenire successivamente alla visita, occorre verificare che non sia trascorso il termine di 90 giorni prescritto dalla normativa.

  1. Al termine della visita

Il Rappresentante della Direzione, o suo delegato, deve:

  • informare immediatamente la Direzione in caso di eventuale contestazione di reati od illeciti amministrativi;
  • predisporre un Rapporto Interno sull’ispezione, da consegnare alla Direzione, allegando copia del verbale e di tutta la documentazione acquisita o fotocopiata nel corso della visita;
  • esplicitare, nel rapporto, le eventuali difformità di giudizio con il funzionario;
  • elencare le eventuali violazioni riscontrate ed i possibili rischi per lo stabilimento.